Häufig gestellte Fragen zum Double-Opt-In-Verfahren

1. Wie erkläre ich Neuabonnenten die weiteren Schritte nach der Newsletter-Anmeldung?

• Information. Nach der Dateneingabe sollten Sie Neuabonnenten deutlich darauf hinweisen, dass die Aktivierung des Newsletter-Abonnements einen weiteren Schritt erfordert („Ihre E-Mail-Adresse ist vorgemerkt. Zur Aktivierung...“). Erläutern Sie hierbei den Grund für die Notwendigkeit dieses Schrittes, wie z. B. „um Eintragungen durch Dritte vorzubeugen” oder „um die Gültigkeit der E-Mail-Adresse zu verifizieren“.
• Link. Weisen Sie ihre Empfänger nach der Dateneingabe – sofern möglich – gezielt per Link an, ihr Postfach aufzurufen und das Abonnement zu aktivieren. Hierbei ist es möglich, anhand des Domain-Parts der E-Mail-Adresse zu filtern, welcher E-Mail-Anbieter genutzt wird und anhand dieser Information einen passenden Link zu hinterlegen. Beispiel: Besitzt der Interessent eine xxxx@gmx.de -Adresse, führt der Link „Jetzt E-Mail-Postfach aufrufen“ zur Login-Seite von www.gmx.de.
• Versandzeitpunkt. Versenden Sie die Bestätigungs-E-Mail möglichst zeitnah, damit die Anmeldung zügig abgeschlossen werden kann. Andernfalls vergisst der Empfänger möglicherweise die Hintergründe der Bestätigungs-E-Mail oder verliert das Interesse am Newsletter.

2. Worauf sollte ich beim Aufsetzen der Aktivierungs-E-Mail achten?

• Betreff. Achten Sie in der Aktivierungs-E-Mail auf einen aussagekräftigen Betreff, der zu einer Handlung auffordert, wie zum Beispiel „Bitte E-Mail-Adresse bestätigen“.
• Absender. Der Absender-Name wird meist als Erstes gesichtet und sollte daher für Wiedererkennung sorgen. Außerdem empfiehlt es sich, von Beginn an einen konsistenten Absender zu wählen – einschließlich der Aktivierungs-E-Mail. Bieten Sie dem Interessenten auch in der Aktivierungs-E-Mail eine Feedback-Möglichkeit (keine noreply@...-E-Mail-Adresse).
• Darstellung. Vermeiden Sie für Ihre Aktivierungs-E-Mails lange Fließtexte und ein aufwendiges Layout. Ihre Empfänger sollen in der Aktivierungs-E-Mail den Bestätigungs-Link klicken. Unterstützen Sie Ihre Empfänger dabei – mit einer kurzen und präzisen Anleitung sowie einem deutlich sichtbaren Bestätigungs-Link.
• Spam-Verdacht. Geben Sie Neuabonnenten den Hinweis, dass E-Mails von neuen und bisher unbekannten Absendern mitunter in Spam-, Junk- oder Unbekannt-Ordnern aussortiert werden. Wenn Bestätigungs-E-Mails nicht auffindbar sind, sollten Ihre Empfänger in diesen Ordnern danach suchen.

3. Welche Fehlerquellen birgt der Bestätigungs-Link einer Aktivierungs-E-Mail?

• Kürze. Achten Sie darauf, dass der Bestätigungs-Link nicht zu lang ist, denn sonst besteht die Gefahr, dass die Zeile umgebrochen wird und der Link nicht mehr funktioniert. Für diesen Fall sollten Sie Ihren Abonnenten eine passende Lösung anbieten, wie zum Beispiel den Hinweis „Sollte der Link nicht funktionieren, kopieren Sie bitte beide Zeilen und fügen Sie sie in die Adresszeile Ihres Browsers ein“. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass der Bestätigungs-Link auch im Vorschaufenster mit geringer Höhe gut sichtbar ist und sich deutlich vom Text abhebt.
• Korrektheit. Eine weitere mögliche Fehlerquelle ist, dass der Bestätigungs-Link nicht korrekt funktioniert. Dies kann passieren, wenn die URL aufgrund spezieller Zeichen in Outlook oder Thunderbird nur unvollständig verlinkt ist und somit beim Klick ins Leere führt. Häufig wird auch vergessen, die URL mit dem Anchor-HTML-Tag ordnungsgemäß zu markieren. Überprüfen Sie deshalb stets, ob der Bestätigungs-Link korrekt ist.

4. Wie verhindere ich etwaige Probleme im Anmeldeprozess?

• Adressbucheintrag. Bitten Sie Ihre Neuabonnenten bereits vorab, Ihre Absender-E-Mail-Adresse zum persönlichen Adressbuch beziehungsweise der Liste sicherer Absender hinzuzufügen. Kommunizieren Sie den Nutzen, zum Beispiel mit „Um sicher zu gehen, dass Sie Ihren bestellten Newsletter erhalten...“. Idealerweise wird die Bitte ergänzt um einen Link zu einer Anleitung, die für die gängigen E-Mail-Programme und Webmail-Anbieter diesen Schritt erklärt. Daneben kann eine vCard platziert werden, mit der – zumindest in einigen E-Mail-Programmen – die Kontaktdaten einfach per Mausklick zum Adressbuch hinzugefügt werden können.
• Hilfe/Kontaktmöglichkeit. Bieten Sie dem Nutzer Feedback- oder Kontaktmöglichkeiten (E-Mail-Adresse, Chat, kostenfreie Rufnummer, „Klappt nicht“-Schaltfläche) für den Fall an, dass es unvorhergesehene Probleme bei der Anmeldung oder Bestätigung gibt. Dies kann sich auch als wichtiger Rückkanal entpuppen, um Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten im Prozess zu identifizieren. Noch eleganter ist die Nennung eines persönlichen Beraters oder Betreuers mit Kontaktdaten für Rückfragen, sofern dies im Einzelfall passend oder möglich ist.
• Erneuter Versand. Bieten Sie dem Empfänger an, die Aktivierungs-E-Mail erneut zuzusenden, falls diese auch nach wenigen Minuten noch nicht eintreffen oder einfach nicht auffindbar sein sollte.